Hybride events en meetings in Centrum Eenheid

Wat is een hybride evenement/meeting?

Je spreekt van een hybride evenement/meeting zodra je met dat ene evenement twee verschillende doelgroepen bereikt: de online, digitale doelgroep en de offline, fysieke doelgroep.

Stel, je neemt regelmatig een talkshow op om als podcast te verspreiden. Zodra je op een van die talkshows publiek uitnodigt, heb je al een hybride evenement. En omgekeerd, je organiseert jaarlijks een congres met meer dan honderd deelnemers. Van het moment dat je camera's installeert zodat er mensen online mee kunnen kijken, spreken we ook van een hybride evenement.

Waarom een hybride evenement?

Online events worden al vele jaren georganiseerd. Maar er was een gezondheidscrisis nodig voordat ze algemeen gebruikt werden. 

Tegelijkertijd hebben de veelvuldige online meetings in de coronatijd aangetoond hoe belangrijk fysiek contact is. 

Daarom overwegen vele organisatoren om hybride evenementen te organiseren. Drie voordelen:

1. Je geeft de bezoeker de keuze: de bezoeker kan beslissen of hij/zij fysiek of online deelneemt 
2. Het totaal aantal bezoekers is niet beperkt door de grootte van de eventlocatie. Het kan wel zijn dat je op een bepaald moment geen fysieke inschrijvingen meer kunt aanvaarden.
3. Je speelt in op de groeiende aandacht voor duurzaam ondernemen.

Een hybride event wordt een succes

• als je de kracht van fysieke ontmoetingen combineert met de gepaste online interactiemogelijkheden
• als het online en het fysieke publiek een gelijkwaardige ervaring krijgen, ook al is die niet dezelfde

Waarom meetingcentrum Eenheid?

Meetingcentrum Eenheid heeft de infrastructuur en de knowhow om het beste van de twee werelden te combineren in één dynamische en interactieve ervaring voor al uw gasten, zowel de fysiek aanwezige gasten als de gasten die het evenement online meemaken. 

1. Event management: wij zorgen voor de zaalopstelling, decor, onthaal, catering en drank
2. Technische infrastructuur: drie camera's (twee vaste, één mobiele), microfoons van topkwaliteit, beamers die zo scherp zijn dat verduistering van de zaal niet nodig is voor optimale zichtbaarheid, snel internet, etc.   
3. Flexibele meeting rooms: ruime congreszaal (tot 250 gasten) die opgedeeld kan worden in kleinere zalen, breakout zithoeken, kleinere vergaderruimten
4. Alle voorzieningen: vaste vertaalcabines, mooie lobby, ruime parking, bar, lunchroom, stille ruimte, terras + grote tuin, een groen domein van 10 ha

Een event kan live gestreamd worden op één of meerdere platformen.

We hadden een congres met vijftig personen uit tien Europese landen in Portugal midden januari. De covid-toestanden hielden ons aan de grond. Zoom moest soelaas bieden. Gelukkig konden wij met onze vrienden uit de Benelux terecht in jullie meetingcentrum Eenheid. Samen met de equipe van het huis en met de hulp van de vele technologische hulpmiddelen in huis hebben we naar de beste oplossing gezocht om als groep aan de zoomsessies deel te nemen en tegelijk af en toe in kleinere zoomkamers te vergaderen. Het samen zoeken ter plekke, de gevonden oplossingen en het congres zelf hebben ons enorm blij gemaakt. Dat we vier dagen in huis konden vertoeven was een enorme meerwaarde voor de onderlinge uitwisseling en de beleving van het congres. Het was top. Hartelijk dank aan het huis en heel de equipe.

Bart Coenegrachts

Wanneer kies je voor een online event, een fysiek event of een hybride event?

Een hybride event is niet altijd het antwoord op je eventvraag.

De keuze voor een hybride evenement hangt van verschillende factoren af: 

1. Doel/doelgroep: wat wil je doen? Wil je eerder informeren en inspireren dan activeren en verbinden? Dan volstaat een puur online event (met een aantal interactieve elementen) misschien.
2. Budget: een hybride evenement is sowieso de duurste optie.
3. Bereik: wil je een heel breed en internationaal publiek bereiken, dan ligt een puur fysiek event het minst voor de hand
4. Duurzaamheid: hoeveel geeft je publiek om haar ecologische voetafdruk? Is er een goede reden om het vliegtuig te nemen?

Laat ons meedenken

Wil je een kijkje komen nemen en zien wat er concreet mogelijk is? Welkom! 

Bel ons op het nummer +32 16 204 816 of vertel ons je idee. Wij denken graag met je mee!